Bỏ túi cách dùng email Outlook 365 cực kỳ hữu ích của MSO

1. mso Thành viên mới

   Tham gia ngày:

   22/03/2022

   Bài viết:

   25

   Đã được thích:

   0

   Điểm uy tín:

   50

   Số điện thoại:

   02499997777

   Tài khoản chính:

   0 VNĐ

   Tài khoản KM1:

   0 VNĐ

   Tài khoản KM2:

   0 VNĐ

   Chat với:

   mso

   Outlook 365 là một trong những công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua. Chính vì vậy, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về những cách thức sử dụng phần mềm này cho người dùng mới bắt đầu.

   Outlook 365 là gì?

   Outlook 365 hay còn được biết đến với tên gọi khác Microsoft 365 Outlook, đây chính là nền tảng hỗ trợ gửi và nhận thư điện tử chuyên nghiệp có trong bộ ứng dụng của Microsoft 365. Khi đăng ký sử dụng phần mềm này bản quyền, người dùng sẽ được trải nghiệm email với địa chỉ tên miền riêng, 50GB dung lượng lưu trữ, không chứa quảng cáo Spam, ngăn chặn Virus và mã độc tấn công. 

   Ngoài ra, chỉ với một lần đăng nhập duy nhất người dùng có thể truy cập cùng lúc vào nhiều công cụ khác nhau như Office 365, Teams, OneDrive, SharePoint…và làm việc trên 05 thiết bị. Để tìm hiểu rõ hơn nữa về công cụ này, tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về các tính năng mà nền tảng này đang sở hữu ở phần nội dung tiếp theo.

   07+ tính năng có trong Outlook 365

   Bất cứ một công cụ nào nằm trong bộ giải pháp của cài đặt Microsoft 365 cũng sở hữu đa dạng các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Do đó, Outlook 365 cũng không phải là một trường hợp ngoại lệ, bởi lẽ để có được một nền tảng gửi thư chuyên nghiệp như hiện nay, hãng đã phải đầu tư rất nhiều chi phí để nghiên cứu, nâng cấp và cải tiến phần mềm. Dưới đây là một vài những tính năng quan trọng mà người dùng cần biết để hỗ trợ cho quá trình làm việc hiệu quả:

   • Tốc độ truy cập nhanh chóng: Khi sử dụng Outlook 365, mọi thao tác của người dùng sẽ được phản hồi với tốc độ cực kỳ nhanh chỉ tính bằng 1-2s thực hiện. Đây sẽ là một điểm cộng cực kỳ lớn nếu người dùng biết cách tận dụng để tiết kiệm thời gian làm việc.
   • Không gian lưu trữ cực kỳ thông minh: Với 50GB dung lượng lưu trữ, người dùng có thể sử dụng để sắp xếp ngăn nắp hộp thư đến, thư đi, thư rác và thư nháp. Hơn nữa, người dùng cũng có thể sử dụng riêng hộp thư ưu tiên cho những email quan trọng.
   • Dễ dàng tạo mẫu email sẵn có: Nếu người dùng phải gửi cùng lúc nhiều email với cùng nội dung tới nhiều người nhận khác nhau thì nên sử dụng tính năng tạo mẫu email sẵn có. Khi đó, nếu người dùng muốn sử dụng bất cứ mẫu nào đều có thể mở ra và điền thông tin nhanh chóng.
   • Chia sẻ lịch với nhiều người: Tính năng thêm lịch làm việc đã được tích hợp sẵn trong Outlook 365 để người dùng có thể quản lý công việc cá nhân, phòng ban và doanh nghiệp. Hơn nữa, người dùng cũng có thể chia sẻ đến một hoặc nhiều thành viên khác nhau để sắp xếp lịch, hạn chế tình trạng trùng lặp.
   • Tạo cờ theo dõi: Với các thư quan trọng với người dùng, để làm nổi bật email này mỗi khi người dùng nhận được hoặc phân biệt với các thư khác thì có thể sử dụng thêm tính năng gắn cờ theo dõi trên chính email nhận được.
   • Lên lịch gửi và thu hồi thư: Hiện nay, Outlook 365 cũng đã có thêm tính năng lên lịch gửi thư được sử dụng khi người dùng không có nhiều thời gian thao tác hoặc trái múi giờ làm việc với đối tác. Ngoài ra, nếu email gặp lỗi hoặc chứa nội dung không phù hợp có thể sử dụng thêm tính năng thu hồi và gửi thư thay thế.
   • Bảo mật an toàn: Outlook 365 có các tính năng bảo mật an toàn như lọc email spam, ngăn chặn Virus và mã độc.

   Outlook 365 sở hữu rất nhiều các tính năng để hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách thức để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới đây.

   Tham khảo 03 cách sử dụng Outlook 365 hiệu quả

   Với người dùng mới, việc sử dụng Outlook 365 sẽ chỉ ở mức độ cơ bản và đơn giản nhất, chính vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng các bước thực hiện chi tiết như gửi và trả lời thư, tạo chữ ký, lên lịch gửi mail.

   Trả lời và gửi email

   Đây chính là hoạt động chính của nhiều người dùng khi sử dụng phần mềm Outlook 365. Do đó, người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện chi tiết được chúng tôi gợi ý như sau:

   Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã được cài đặt trên thiết bị máy tính và tiến hành đăng nhập.

   Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, trên chính giao diện của phần mềm người dùng click chọn Trang đầu sau đó chọn Email mới.

   Bước 3: Một hộp thư sẽ hiển thị ra, tại đây người dùng chỉ cần nhập địa chỉ người nhận, người BCC hoặc CC, nội dung email, chủ đề và tệp đính kèm sau đó click chọn Gửi.

   Bước 4: Để trả lời email, người dùng cũng thao tác tương tự bằng cách mở thư đến, sau đó chọn trả lời và thao tác với nội dung tương tự như bước 3.

   Bước 5: Hoàn tất.

   Sau khi thực hiện thành công 05 bước trên, người dùng đã gửi và trả lời mail 365 thành công. Quá trình thực hiện diễn ra rất dễ dàng, chính vì vậy người dùng hoàn có thể tự thao tác bất cứ lúc nào.

   Tạo chữ ký

   Để thể hiện tính chuyên nghiệp, khi người dùng sử dụng Outlook 365 nên tạo chữ ký càng sớm càng tốt. Bởi lẽ, đây chính là một trong những yếu tố được đánh giá cực kỳ cao khi sử dụng email là công cụ làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác. Để có thể tạo chữ ký trên công cụ này, người dùng có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn như sau:

   Bước 1: Tại giao diện chính của Outlook, người dùng click chọn Thư sau đó chọn Chữ ký.

   Bước 2: Chọn nội dung chữ ký mà người dùng muốn áp dụng sau đó click chọn OK.

   Bước 3: Hoàn tất.

   Việc thiết lập chữ ký trên email Outlook 365 được thực hiện rất dễ dàng. Lưu ý, chữ ký nên chứa đầy đủ các thông tin như họ và tên, số điện thoại, email, công ty, vị trí công tác kèm với thương hiệu của doanh nghiệp.

   Lên lịch gửi thư

   Tính năng lên lịch gửi thư cũng được rất nhiều người dùng quan tâm khi sử dụng Outlook 365. Chình vì vậy, người dùng có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn được chúng tôi gợi ý như sau:

   Bước 1: Click chọn Thư sau đó người dùng chọn mục mở rộng tại Thẻ.

   Bước 2: Một giao diện mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần chọn thời gian muốn gửi thư đi ở mục Không chuyển trước, tiếp đến là khoảng thời gian hết hạn sau đó click chọn Đóng.

   Bước 3: Hoàn tất.

   Những thông tin được chúng tôi chia sẻ trên đây sẽ giúp người dùng sử dụng hiệu quả hơn công cụ Outlook 365. Nếu trong quá trình tham khảo cần sử hỗ trợ của chúng tôi vui lòng liên hệ ngay đến địa chỉ:

   Thông tin liên hệ: Mso.vn – Microsoft 365

   Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

   Hotline: 024.9999.7777

   Email: [email protected].

   Thích (0)